LE COURRIER ÉLECTRONIQUE COMME OUTIL DE TRAVAIL EN PROJET (1)
Robert Bibeau
L'an dernier, nous avons organisé la première édition du concours international " Histoires croisées : histoires de vies franco-québécoises ". Dans le cadre de cette activité, des équipes formées de trois élèves québécois de 4e et de 5e secondaire étaient jumelées à des équipes de trois étudiants français. Un tuteur québécois et un tuteur français pilotaient chacune des équipes. Huit individus, ne s'étant jamais rencontré, devaient donc parvenir dans un délai de quatre mois à s'entendre sur un sujet commun, à rédiger conjointement un conte historique et le publier sur le Web dans Internet. Comme défi de communication et de collaboration avouez que l'on ne fait pas mieux, surtout que l'expérience faisait cruellement défaut. Quarante-cinq des soixante-seize équipes inscrites y sont pourtant parvenues et elle ont affichées leur site Web dans les délais prescrits (2).
Énumérons les étapes et les tâches inhérentes à un tel projet : (3)
: la prise de contact entre les élèves québécois et français et le jumelage des groupes de travail ;
: la concertation sur un sujet commun et la planification des tâches ;
: la répartition du travail ;
: la recherche documentaire et la cueillette d'information ;
: la rédaction et l'illustration du conte historique ;
: la révision, la correction et l'enrichissement du conte ;
: la mise en pages-écrans et la publication sur Internet.
Le courrier électronique s'est avéré un instrument incomparable pour aider les jeunes à accomplir la plupart de ces tâches et franchir chacune de ces étapes. Bien que techniquement facile d'emploi, la messagerie électronique n'est pas sans surprise, surtout pour ceux qui négligent de respecter les conventions d'utilisation de ce puissant outil de communication.
Première étape, première surprise : dès l'étape de la prise de contact, des élèves ne consignaient pas correctement leur adresse de courriel sur les fiches d'inscription. Résultat, à la première tentative de contact, le système Internet retournait un message qui ressemblait à ceci : " User unknown ". En effet, bien que les usagers d'Internet puissent communiquer en français le système de gestion du serveur de réseau répond invariablement en anglais. Comme ces interventions sont rarissimes, cela n'est pas trop irritant(4).
Que faire avec une adresse de courriel erronée ? Téléphoner, bien sûr ! Au premier appel, les élèves ont immédiatement compris ce que signifie l'expression décalage horaire. Un jeune québécois téléphone à son vis-à-vis français à sept heures du soir, il apprend rapidement que la terre est ronde et que les fuseaux horaires sont autres choses que des lignes sur une mappemonde exhibée par le professeur de géographie. Par ailleurs, quand il tente de téléphoner au cours de la journée, il ne rejoint habituellement pas son interlocuteur. Bref, ils ont découvert les attraits d'Internet qui permet une communication asynchrone. C'est-à-dire que si l'on vous poste un message, il vous attend sagement dans votre boîte aux lettres, même si vous êtes absent. Vous pourrez y répondre plus tard, par un simple " clic " de votre souris. Réponse que votre interlocuteur recevra et lira au moment de son choix et auquel il répondra également d'un simple " clic ". Vous pourriez ainsi entretenir une conversation en différée (asynchrone) pendant des semaines, sans inconvénient. Sans inconvénient ?… à la condition de respecter certaines règles de la communication électronique.
Deuxième étape, deuxième surprise : les élèves expédient un message électronique (courriel) à leurs collègues d'outre-mer afin de convenir d'un sujet commun et d'une démarche commune. Sept jours plus tard, encore aucune réponse. Panique en la demeure. Les élèves nous écrivent : " Le groupe avec lequel nous étions jumelé a abandonné l'équipe! Que faire ? ". Le onzième jour, arrive enfin la réponse des confrères d'outre-mer. Ils avaient soigneusement préparé leur réponse dans le plus grand secret, l'avaient fait lire et relire par leur tuteur pour correction et approbation et le jour venu ils avaient expédié leur message, bien rédigé, impeccable…à leurs coéquipiers d'outre-Atlantique angoissés.
C'est un peu comme si, pendant une conversation téléphonique nous consultions constamment notre grammaire et notre dictionnaire tout en discourant avec notre interlocuteur. Internet n'est pas un outil de communication qui se prête à ce genre d'échanges. Par ailleurs, il faut apprendre à connaître les us et coutumes de son interlocuteur et les respecter tout en lui faisant admettre vos propres habitudes de travail. La plupart des équipes qui n'ont pas terminé leur site Web n'ont pas abandonné pour des raisons techniques, informatiques ou financières, ni même par manque de temps, mais parce que les coéquipiers ne sont pas parvenus à établir une communication véritable, respectueuse de l'autre et ouverte à la différence et à la coopération. Nous avons l'habitude de dire que l'utilisation d'Internet à l'école pose de petits problèmes techniques, de grands problèmes pédagogiques et d'immenses problèmes communicationnels et humains.
Ainsi, la majorité des jeunes Français n'avaient accès aux ordinateurs qu'à l'école à des moments très précis pendant la semaine. Les jeunes Québécois pour leur part disposaient d'un ordinateur et d'un branchement Internet à la maison. Pendant la tempête de verglas et la fermeture des écoles dans le sud du Québec, certains élèves des régions moins affectées, mais tout de même en congé forcé ont poursuivi leur travail et leurs échanges à partir de la maison. Les conditions d'accès à l'instrument de communication étaient donc très différentes en France et au Québec.
Un conseil, lorsque vous recevez un message électronique, répondez immédiatement ou confirmez sa réception en précisant que vous y répondrez sous peu.
Troisième étape, troisième surprise : la formulation des messages était souvent trop directe, sans préambule, sans identification du destinataire, sans référence à un échange antérieur. Parfois, des demandes d'aide étaient formulées de telles sortes que l'interlocuteur se sentait conscrit, sans possibilité de réplique autrement que par la fuite. Il faut se rappeler que la messagerie électronique, par son instantanéité, nous porte à être très expéditif dans nos échanges. L'interlocuteur peut se sentir agressé par un message trop direct ou mal formulé. C'est un travers qu'il faut combattre.
C'est pourquoi nous vous conseillons de formuler clairement votre requête, en identifiant préalablement l'interlocuteur, en indiquant quel est le délai souhaité pour répondre, en utilisant le conditionnel plutôt que l'impératif, en fournissant les référents, les sections de texte antérieur auxquelles le message donne suite, en précisant qui écrit et à qui acheminer la réponse, en terminant le message par une formule de politesse, en expédiant le message autant que faire se peut à tous les membres de l'équipe afin que chacun se sente responsable du suivi du travail et du respect des échéances. Le fait de travailler constamment en différé, séparé par des milliers de kilomètres, réclame une très grande rigueur dans l'organisation des communications et un flux régulier d'information.
Ne s'identifiant pas, n'indiquant pas à qui s'adressait leur message et dans quel contexte cet échange épistolaire s'inscrivait, les élèves ont été parfois stupéfaits des réponses obtenues. Ils ont découvert que plusieurs élèves n'avaient d'autre recours que de donner l'adresse de courriel de l'école. Imaginez la secrétaire d'un établissement recevant le message suivant : " Nous avions convenu que tu m'appellerais cet après-midi. Que se passe-t-il ? " À qui s'adresse cette missive (:-? De qui provient-elle ? Quel est l'intention véritable de l'interlocuteur ? Il est évidemment impératif d'indiquer le nom de son interlocuteur, la date d'expédition, le cadre de l'échange, le nom de celui qui expédie le message, ainsi que l'institution auquel il est rattaché, un numéro de téléphone et de télécopie, au cas où la communication par Internet serait perturbée (5). Il est même indiqué de souligner le moment le plus propice pour vous rejoindre.
Quatrième étape du travail, quatrième écueil : comment utiliser le courrier électronique pour recueillir de l'information ? On peut utiliser le courrier électronique pour adresser un message, une requête, une demande de renseignement à une personne en particulier, à un groupe de personnes bien identifié, tous les membres de l'équipe par exemple (6) , ou encore, à un grand nombre de personnes inconnues abonnées à une liste de diffusion, ce que nous appellerons un " appel à tous " comme une bouteille jetée dans les eaux du cyberespace (7). Voilà une opportunité atout que n'offre aucun autre moyen de communication.
Le courrier électronique est un vecteur très utile pour obtenir des renseignements, demander conseil ou lancer un appel à tous. De nombreux internautes, ils sont aujourd'hui plus de 150 millions dans le monde, ne demandent pas mieux que vous aider, à la condition que vous respectiez quelques règles de base. Il est si facile d'inonder ses interlocuteurs d'une pluie de sollicitations plus ou moins impératives, plus ou moins opportunes, plus ou moins précises, des demandes d'aide à tout va dans le but d'obtenir facilement ce que d'aucuns n'ont pas le courage de chercher dans la documentation qu'ils ont déjà sous la main (8). C'est pourquoi il est important de brider votre ardeur et d'utiliser la messagerie électronique à meilleures fins.
Voici quelques consignes de base que nous a enseigné le concours Histoires croisées et qui vous assureront un succès maximum dans vos requêtes sur Internet. Vous devez bien réfléchir à ce que vous allez demander et ne pas formuler votre demande n'importe comment. Le requérant doit s'identifier clairement en indiquant son nom, son institution et son statut : élève, enseignant, conseiller, etc. Le travail en cours pour lequel vous sollicitez de l'aide doit être brièvement présenté. La concision et la précision sont toujours de mise sur Internet. Il peut être intéressant de présenter l'état d'avancement de vos travaux. Ensuite, posez le problème qui vous amène à faire un appel à tous, ou à adresser une demande à telle personne ou à tel groupe. Indiquez, s'il y a lieu, une date limite pour obtenir une réponse. Terminez par une formule de politesse.
Ces conseils sont valables que le message s'adresse à une liste de diffusion ou aux membres de l'équipe. Par ailleurs, vous devez également éviter de lancer un appel dans toutes les directions. Un tel appel à tous amène parfois une grande quantité d'informations souvent divergentes ou hétéroclites. Il est tentant, surtout si le travail est mal planifié, de se laisser guider au gré des surprises que ramènent votre filet jeté à la mer. Encore un écueil à éviter.
Cinquième et septième étapes : la rédaction, la révision, l'illustration et la correction du conte historique. Le courrier électronique s'avère ici un outil simple et des plus précieux. Nous avons déjà vu des chercheurs dépenser des sommes considérables pour s'équiper de logiciels sophistiqués afin d'arriver à se doter d'un espace de travail commun sur l'Inforoute afin que chacun puisse y déposer ses textes et y proposer des modifications aux textes de leurs collègues tout en laissant un indice de ces modifications pour approbation. Un logiciel de messagerie, utilisé intelligemment, peut tout aussi bien faire l'affaire. Ainsi, l'un des membres de l'équipe doit prendre l'initiative de rédiger une première ébauche du texte. Il doit être convenu que chacun identifiera ses corrections (ajout, retrait ou réécriture) par un code de couleur ou par un symbole. Chacun devrait conserver une copie du texte après qu'il l'ait modifié. Il doit être convenu qu'après un premier tour " de table ", le texte doit revenir à l'auteur de la première ébauche pour une conciliation et une réécriture.
Ce n'est que par la suite, après avoir procédé à un ou deux tours de consultation que les membres de l'équipe chargé de réaliser les pages Web et de produire le code HTML peuvent procéder à la traduction du texte et à son édition sur le Web. Trop d'équipes se lancent trop tôt dans la réalisation des premières pages Web et prennent ensuite prétexte de cette réalisation technique pour refuser toute modification jugée trop difficile, trop longue ou trop complexe.
En respectant ces quelques règles simples, six élèves peuvent parvenir à rédiger une histoire croisées de vies franco-québécoises en se servant presque uniquement de la messagerie électronique. L'écueil à éviter ici est de laisser l'un des élèves rédiger seul le texte ou réaliser seul les pages Web. Des équipes se sont dissoutes, des travaux ont avorté, parce que des coéquipiers ont eu le sentiment que le travail se réalisait sans eux. J'ai l'habitude de dire qu'avant de brancher son réseau d'ordinateurs, il est préférable de " brancher " son réseau de collaborateurs.
La deuxième édition du concours " Histoires croisées " est en cours. http://concours.educationquebec.qc.ca Au cours de la première semaine du mois de juin 1999, nous connaîtrons le nom des trois équipes lauréates qui se mériteront un voyage en France ou au Québec. Il est à parier que ce sera une équipe qui aura appris à manier délicatement, précisément et efficacement ce puissant outil de communication que la technologie moderne met à leur disposition, ouvrant ainsi leur école sur le Québec tout entier, sur la France et sur le monde.
Notes
1 Ce texte est disponible sur Internet à l'adresse URL : http://concours.educationquebec/courier99.htm2 Vous pouvez contempler leurs œuvres à l'adresse http://www.pomme.qc.ca/concours/
3 Vous trouverez sur le site du concours Histoires croisées un guide de réalisation d'une recherche http://concours.educationquebec.qc.ca/guide99.htm
4 Une adresse électronique ne comporte jamais d'espace vide et comporte toujours le symbole arobas @, un nom d'usager et le domaine du fournisseur d'accès à Internet. Exemple : bibeau.robert@videotron.net
5 Il est sage de se forger une signature électronique comprenant votre nom, titre, téléphone, fax et courriel. Ainsi, chaque fois que vous expédiez un message, votre interlocuteur recevra toutes les informations requises pour vous répondre. Exemple : Robert Bibeau, Coordonnateur de l'édition éducative dans Internet (MEQ) (514) 873-7679, Télécopie (514) 864-1948 bibeau.robert@videotron.net
6 Il est conseillé d'établir une liste de diffusion privée chaque fois que vous entreprenez un travail coopératif dans Internet. Tous les logiciels de navigation comme Netscape offrent la possibilité de créer des groupes d'adresses électroniques ce qui vous permet, en expédiant un seul message, de rejoindre tous les membres de l'équipe et de tenir ainsi tout le monde informé de vos travaux.
7 Vous trouverez une quarantaine de listes de diffusion pédagogiques francophones sur le site http://concours.educationquebec.qc.ca/listes.html
8 Vous trouverez de nombreux textes, sites Web, documents et références pouvant guider votre recherche dans notre livret de signets http://concours.educationquebec.qc.ca/signet99.html .